12 pasos para organizar la mudanza de oficinas
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El traslado de una empresa no se improvisa. La planificación, los presupuestos, los empleados, los clientes, documentos, los equipos informáticos, la conexión a Internet, etc. Hay que pensar en todo y a tiempo.
Lo primero que hay que hacer es: no confundir nunca una mudanza personal con una mudanza comercial. Este último requiere aún más organización, ya que implica a muchas personas y debe tener el menor impacto posible en la actividad de producción de la empresa.
¿Necesitas algunos consejos para no olvidarte de nada? Hemos recurrido a una de las mejores empresas de mudanzas y nos ofrecen una lista de verificación para tu mudanza de oficina.
1- Notifica con anticipación las instalaciones actuales y establece una fecha para el traslado de la empresa
En algunos casos, el contrato de arrendamiento comercial tiene un plazo de preaviso de 6 meses. Por ello, informa a tu arrendador con debida antelación, es entonces cuando puedes empezar a establecer un calendario y planificar todas las tareas que se llevarán a cabo antes de la mudanza.
Evita hacer la mudanza en un momento clave de tu negocio y espera hasta el final del año fiscal o durante periodos de inactividad como las vacaciones de verano. Ten en cuenta que en verano es la época donde las personas aprovechan para mudarse, así que tendrás que reservar con varios meses de antelación la empresa de mudanzas.
El tiempo de preparación necesario puede oscilar entre 2 meses (empresas con menos de 10 empleados) y 6 meses (empresas a partir de 100 empleados).
2- Informa a tus empleados y comunícalo internamente
Tus empleados son los primeros afectados por este cambio, ya que el lugar de trabajo es a menudo una condición esencial del contrato que se ha celebrado con ellos.
Para que el cambio sea un éxito personal y profesional para todos, comunica la noticia desde el principio. Cada empleado debe tener tiempo para organizar el traslado tanto físico como psicológicamente. Involucra a tu equipo en la medida de lo posible y crea entusiasmo: visita las nuevas instalaciones, crea un buzón de sugerencias para la nueva decoración, etc.
3- Nombra a los jefes de equipo
Si tu empresa tiene varios empleados, designa a las personas con más recursos para que se encarguen de la distribución de tareas (por departamento o por equipo).
Estas personas se encargarán de preparar la mudanza coordinando las tareas, lo que debería liberar tu mente.
4- Elabora un programa detallado y un calendario de tareas
Para establecer un calendario de tareas eficiente, trabaja con organización. Clasifica las tareas que se deben realizar en función del tiempo que requieren, empezando por las que requieren más tiempo. Distribuye las diferentes tareas a tu equipo, terminando con lo que puede o debe hacerse el día anterior de la mudanza.
5- Trabaja en el pliego de condiciones y selecciona los proveedores de servicios
Una vez definidas estas tareas, habrá que pensar en las especificaciones:
- ¿Piensas redecorar las nuevas oficinas?
- ¿Hay que planificar alguna reestructuración o trabajo de cumplimiento?
- ¿Necesitas cambiar la instalación eléctrica o la red informática?
Haz una buena estimación del presupuesto y del tiempo necesario para estos posibles ajustes, y pide varios presupuestos a varios proveedores de servicios 2 meses antes de la mudanza.
6- Contacta con las empresas de mudanzas
Las empresas de mudanzas ofrecen un amplio abanico de servicios que pueden contratarse en función de las necesidades de cada persona o empresa.
Pide varios presupuestos a diferentes empresas de mudanzas para el transporte de tus pertenencias y compara los precios, teniendo en cuenta los servicios y los seguros que ofrecen. La mayoría de las empresas de mudanzas ofrecen almacenamiento, embalaje, cajas, desmontaje y montaje de muebles, limpieza, etc.
Ten en cuenta que si es quieres trasladar tu oficina, las empresas en mudanzas también pueden gestionar tu proyecto. Este servicio planifica y gestiona todos los aspectos para minimizar el impacto en las actividades empresariales. A través de programas de asistencia a la transición de los empleados, servicios de renovación y reubicación de oficinas, garantizan que los traslados de las oficinas se realicen sin problemas.
De este modo, el mobiliario, los equipos, los documentos y los empleados pueden trasladarse de forma cómoda y en un breve plazo de tiempo.
7- Archiva los documentos
Esta es probablemente la parte menos divertida: un mes antes del gran día, es el momento de archivar y ordenar los documentos. Delega todo lo posible, cada empleado gestiona sus propios archivos (facturas, cuentas, documentos de clientes, etc.) además, si es posible crea copias de seguridad de la información de los ordenadores. También puedes recurrir a una empresa externa para ello, con el fin de maximizar la seguridad de la tarea.
8- Manos en las cajas
Para este paso, todo el mundo está en la misma página: todos son responsables de colocar sus pertenencias en cajas.
Utiliza un sencillo sistema de etiquetado, identificando claramente cada caja de la mudanza (nombre, lugar y contenido), para facilitar la descarga y evitar cualquier inconveniente.
Evidentemente, empieza por empaquetar lo que no usas a diario. No querrás que el negocio deje de funcionar porque los teclados de los ordenadores estén en el fondo de las cajas.
9- Cambia tu dirección y actualiza los documentos comerciales
Es el momento de hacer un cambio de domicilio oficial y comunicarlo al Banco, así como a todos los organismos de los que depende (seguros, seguridad social, etc.). Tira las tarjetas de visita y folletos que hayan quedado obsoletos y encarga otros nuevos con la nueva ubicación. Actualiza también tu página web y tus distintas redes sociales.
10- Informa a los clientes y proveedores
Tus clientes deben ser los primeros en saber dónde pueden encontrarte, al igual que tus proveedores y contratistas. Notifícalo inmediatamente por correo electrónico, teléfono o correo postal.
11- Transferencia del inventario de telecomunicaciones e informática
Los equipos digitales suelen ser esenciales para el buen funcionamiento de la empresa, por lo que hay que trasladarlos en el último momento para minimizar las interrupciones en el negocio.
Comienza por clasificar y etiquetar los distintos dispositivos informáticos para mantener un inventario actualizado. Al igual que en el caso de las copias de seguridad, te aconsejamos que recurras a técnicos cualificados como mencionamos anteriormente, para gestionar las desconexiones y reconexiones para no perder ningún tipo de información durante la mudanza.
En cuanto a las telecomunicaciones, o bien te pones en contacto con tu actual proveedor con 3 semanas de antelación para realizar una transferencia, o bien aprovechas para reevaluar otras ofertas según tus expectativas.
12- El Día de la mudanza
Si has seguido esta lista de verificación de la mudanza empresarial, todo irá sobre ruedas. Tus gestores previamente designados actuarán como su punto de contacto con la empresa de mudanza, y éstos sabrán dónde descargar todo gracias a las cajas bien etiquetadas que han realizado o lo han asignado a una empresa de mudanzas.
